In elke organisatie zullen er altijd projecten lopen. Het is de verantwoordelijkheid van de leidinggevenden om ervoor te zorgen dat deze projecten op tijd, binnen het budget en volgens de vereiste specificaties worden afgerond. Hier komt project control om de hoek kijken. Projectbeheersing is het proces van bewaken en regelen van een project om ervoor te zorgen dat het op schema blijft

Er zijn een aantal verschillende factoren die een rol spelen bij project control. Hier volgen vijf tips om je op weg te helpen:

1. Bepaal de reikwijdte van het project.

De eerste stap in elk project is het definiëren van de reikwijdte ervan. Dit houdt in dat je aangeeft wat het project inhoudt en wat de doelstellingen zijn. Zonder een duidelijke scope zal het moeilijk zijn om het project op koers te houden. Bovendien zal het zonder een duidelijke scope moeilijk zijn om te bepalen of het project al dan niet geslaagd is.

2. Stel een budget vast voor het project.

Zodra de omvang van het project is vastgesteld, is het belangrijk om een budget vast te stellen. Het budget zal dienen als leidraad voor hoeveel geld aan het project kan worden besteed. Het is belangrijk je aan het budget te houden om te voorkomen dat je over het budget heen gaat en onnodige kosten maakt.

3. Maak een tijdlijn voor het project.

Naast het vaststellen van een budget is het belangrijk om een tijdlijn voor het project te maken. De tijdlijn moet aangeven wanneer elke fase van het project voltooid moet zijn. Met een tijdlijn kun je ervoor zorgen dat het project op schema blijft en dat de deadlines worden gehaald

4. Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe aan elk teamlid.

Een ander belangrijk aspect van project control is het toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden voor elk teamlid. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet wat zijn rol is en dat ze zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid voor het succesvol afronden van het project

5. Bewaak en pas zo nodig aan.

Last but not least is het belangrijk om de voortgang van het project te bewaken en zo nodig bij te sturen. Dit houdt in dat je ervoor zorgt dat iedereen zijn deadlines haalt en dat het project binnen het budget blijft. Door de voortgang van het project te bewaken, kun je eventuele problemen opsporen en stappen ondernemen om ze op te lossen voordat ze grote problemen veroorzaken….

Conclusie

Projectcontrole is een essentieel proces om ervoor te zorgen dat projecten op tijd, binnen het budget en volgens specificaties worden afgerond. Door deze vijf tips te volgen, kun je beginnen met het invoeren van projectbeheersing in je organisatie en je kansen op succes vergroten.

Bron: Hofmeier